Hoje vou mudar um pouco de assunto. Não vou falar de sustentabilidade ou de meio ambiente. Parafraseando esses temas, vou falar de comunicações mais sustentáveis no ambiente de trabalho.
Quando atuei como Diretor de grandes empresas, sempre me espantou o número de emails e mensagens eletrônicas recebidos por dia. Estamos falando aí de 300, 400 emails diários. Parece que o número de emails (complementados pelas ainda mais insistentes mensagens de texto) é diretamente proporcional à posição do indivíduo na hierarquia. Gerente, 70 a 80 emails. Gerente-geral, e essa conta já sobe para 200 ou mais. Diretor, e chegamos aos indigestos 300 ou 400… A coisa é tão insuportável, que, certa vez, redigi um email aos meus subordinados, com algumas regras sobre os emails a serem enviados a mim. Divido com vocês as que me lembro. Acho que podem ser úteis para suas relações profissionais com seus superiores (e com pares e subordinados também, por que não?).
A primeira regra trata do que eu chamo de “email linguiça”: aquela interminável sequência de emails encadeados uns nos outros, que apresentam o assunto precedido da inconfundível fila de “ENC” e “RES”. Há alguns em que você não consegue sequer ver o assunto no campo, de tantos “ENC:ENC:RES:RES:FW:RE:RES:RES” que vêm na frente do tema. O mais insuportável desse tipo de email é que a última mensagem, a que encaminham para o Diretor (aquele que tem outros 300 emails para ler!), costuma estar resumida a “PSI (para sua informação) e providências”. A “informação” em questão costuma estar, normalmente, em algum email lá pelo final da linguiça, e a sugestão de “providência” em alguma mensagem do meio da tripa… Horas se perdem até achar. Minha sugestão: NUNCA mande um “email linguiça” ao seu superior sem tirar os “RES” e “ENC” excessivos do campo destinado a descrever o assunto, e sem fazer – no texto da sua mensagem ao diretor – um resumo de um parágrafo do que é relevante no caso, seguido de uma descrição clara da providência que o superior precisa tomar, e até quando ele deve decidir. Se houver decisão urgente a ser tomada, sugiro substituir os “ENC” e “RES” no campo do assunto por “DECISÃO URGENTE:” (assim mesmo, com letras maiúsculas, talvez até em cor vermelha…), após o que fica mantido o assunto que encabeçava o email que originou a “linguiça“… Jamais um “PSI e providências”. E se for urgente MESMO, além de enviar o email para registrar o assunto, vá conversar com o chefe – pessoalmente ou, se não for possível, por telefone!!!
O que às vezes motiva esse comportamento nos leva a segunda regra. Trata do que eu apelidei de “email escudo”. É aquele email que é enviado ao superior pelo subordinado com o único intuito de “se proteger”. Aquele que o subordinado torce para que o chefe não leia para, mais tarde, quando for cobrado, poder dizer “ué, chefe, mas eu te mandei um email sobre isso na semana passada, segunda feira, às 23:48h… Você não viu?…”. Poucas coisas são mais irritantes para o chefe do que esse comportamento do subordinado. O “email escudo”, muitas vezes, aprimora-se no formato de “email bomba”. Aquele que levanta de forma alarmista e terrorista todos os problemas, em requintes de detalhes, sem propor qualquer alternativa de solução. Sobre essas duas modalidades de emails, saibam que é esperado de todos os empregados que queiram progredir na carreira que eles tenham a capacidade de identificar problemas, analisá-los, avaliar os riscos e propor planos de ação. Mesmo que a solução proposta não seja a adotada pelo chefe, o fato de o subordinado ter avaliado a situação e proposto ações sempre é percebido positivamente pelo superior. Minha sugestão: NUNCA pura e simplesmente “passe a batata quente”. NUNCA use um email para tentar cobrir a sua retaguarda, “afinal, o furo no casco do barco não está do meu lado…”. Não importa de que lado está o furo: barco furado afunda!… E, mais uma vez, mandar um email não protege a ninguém de perder o emprego. Nada substitui falar com seu superior, olho no olho ou – no mínimo – pelo telefone.
A terceira regra é a mais importante. Os famosos “com cópia” e “com cópia oculta”. Conheço muitos Diretores que deletam de imediato qualquer email que não seja “para” ele ou ela, e sim “Cc” ou “Cco”… Em tempo, “para” o Diretor significa tê-lo na primeira posição no campo “para”, e não no meio de uma lista interminável de destinatários. Não há tempo. O Diretor acredita que, se for importante que ele/ela interfira, ele/ela figurará como o principal destinatário da mensagem. O resto dos emails é interpretado – a priori – como informação de caráter geral, quase um “spam corporativo”. Ele/ela só vai ler, com certeza, os que vierem da Presidência ou do Conselho de Administração. Os demais serão filtrados segundo critérios de maior ou menor interesse do Diretor sobre determinados assuntos. Minha sugestão: direcione as mensagens SEMPRE “para” aqueles que precisam decidir. Pense com cuidado sobre enviar ou não “Cc”, e quem deve realmente figurar nessa lista. SEMPRE evite o “Cco”. Uma falta de atenção, e o seu destinatário “Cco” pode “responder a todos”… Seja claro sobre quem precisa decidir e em que prazo. De novo: no caso de uma urgência crítica, vá na mesa do Diretor e fale pessoalmente.
Embora o email ainda seja uma ferramenta muito utilizada nas corporações, precisamos a essa altura “modernizar” um pouco a nossa conversa. O fluxo de informações mais caudaloso dos nossos tempos vem das redes sociais e das ferramentas de mensagem de texto (todas hoje atuando também com mensagens de áudio e de vídeo). Com isso, principalmente os executivos mais jovens – nascidos e crescidos em meio às janelinhas multitarefas dos computadores e, agora, dos smartphones e tablets – têm o hábito de manter seus gadgets permanentemente ligados, bombardeando-os com informações online – algumas pertinentes ao trabalho, outras nem tanto…
Para um Diretor, é fácil identificar quem está realmente ligado numa reunião e quem está grudado no seu aparelhinho, sem a devida atenção para o que se está discutindo. O sinal clássico é a cabeça pendida de um pescoço angulado a 30º ou mais, olhos postos em algo entre o umbigo e as partes íntimas… O fone de ouvido também sinaliza. Mas é o sorrisinho de canto de boca que denuncia definitivamente: o sujeito está no WhatsApp, no Facebook, se é que não está ligado no Tinder!!! Se o superior interpela, ele/ela afirma que está prestando atenção, é até capaz de repetir uma ou duas frases recém faladas na reunião. Argumenta que é multitarefa; que toda a sua geração é multicanal… Mas há inúmeras pesquisas que atestam que a perda de concentração em decorrência dessa multifocalização é um fato. Não fosse assim, não proliferariam em todo o mundo campanhas publicitárias para que as pessoas parem de teclar em seus celulares enquanto dirigem. As estatísticas já mostram maiores índices de acidentes em decorrência desse hábito, do que do de beber e dirigir! Isso afeta também a concentração e a cognição no trabalho. Eu mesmo passei pelo constrangimento de, em uma visita de benchmarking, acompanhado de dois colegas (ambos pendurados todo o tempo nos seus smartphones), presenciá-los a perguntar, por quatro vezes consecutivas, sobre assuntos que haviam acabado de ser abordados pelo nosso gentil anfitrião. Vexame para eles…
A verdade é que nos tornamos tão escravos de emails e mensagens eletrônicas, todos tão conectados, que estamos nos transformando em “conec’chatos”. Cada vez mais solitários e ensimesmados em nossos mundinhos sorridentes de Instagram. Cada vez falando menos pessoalmente, olho no olho. Cada vez mais permitindo que os gadgets suguem nossos olhares, numa competição paralela pela nossa atenção, durante reuniões presenciais de trabalho, dirigindo o carro, assistindo a um filme ou peça de teatro e – até mesmo – conversando presencialmente com pessoas de carne e osso. Citando o amigo e grande escritor (e biólogo) moçambicano, Emilio ‘Mia’ Couto, “nunca tivemos tantas estradas, e nunca nos visitamos tão pouco”. A solução está ao nosso alcance. Minha sugestão: conviva mais; conecte-se menos.
O Blog HS vai parar na próxima semana, para as festas de Ano Novo. Feliz 2015 a todos!